CBSE Class 11 Hindi Elective Rachana व्यावहारिक लेखन
1. प्रतिवेदन (Report)
प्रश्न 1.
प्रतिवेदन शब्द किस प्रकार बना है?
उत्तर :
‘प्रतिवेदन’ शब्द ‘प्रति’ (उपसर्ग) + विद् (धातु) के योग से बना है। इसका अर्थ है-सम्यक जानकारो। इस प्रकार ‘प्रतिवेदन’ शब्द का अभिप्राय अनुभव युक्त विस्तृत तथ्यात्मक जानकारी से है। किसी घटना, कार्य-योजना आदि की जानकारी प्राप्त करने के लिए जो विवरण तैयार किया जाता है और फिर उसे किसी अधिकारी या सभा के सामने प्रस्तुत किया जाता है, वह प्रतिवेदन कहलाता है।
प्रश्न 2.
प्रतिवेदन शब्द किस रूप में स्वीकार किया गया है?
उत्तर :
‘प्रतिवेदन’ शब्द अंग्रेजी शब्द रिपोर्ट के पर्याय के रूप में स्वीकार किया गया है। वैसे यदि हम ध्यानपूर्वक देखें तो ‘प्रतिवेदन’ शब्द का अर्थ, स्वरूप और विषय वस्तु रिपोर्ट से काफी भिन्न है। वास्तव में ‘रिपोर्ट’ शब्द का प्रयोग इतिवृत्त, विवरण, सूचना, रपट, समाचार आदि कई अर्थों में होता है। समाचारपत्रों, दूरदर्शन, आकाशवाणी आदि के संवाददाता अर्थात् ‘रिपोर्टर’ किसी घटना, सम्मेलन, वस्तु स्थिति आदि की रिपोर्ट या रपट भेजते रहते हैं, पर यह सूचना समाचार या वृत्तांत तो है, पर प्रतिवेदन नहीं। इसी प्रकार पुलिस स्टेशन में जब कोई व्यक्ति किसी घटना, दुर्घटना, चोरी, डकैती, झगड़े आदि की शिकायत करता है तो वह रिपोर्ट ही होती है, न कि प्रतिवेदन। इस प्रकार प्रतिवेदन में रिपोर्ट के कई लक्षण समाहित नहीं होते।
प्रश्न 3.
वस्तुतः प्रतिवेदन क्या है?
उत्तर :
‘प्रतिवेदन’ शब्द का अर्थ स्पष्ट करते हुए मानक हिंदी कोश में लिखा गया है-
“किसी कार्य, घटना, तथ्य, योजना आदि के संबंध में छानबीन, पूछताछ आदि के उपरांत तैयार किया गया विवरण जो किसी बड़े अधिकारी के पास भेजा जाता है।”
वस्तुत: प्रतिवेदन एक प्रकार का लिखित विवरण होता है जिसमें किसी कार्य या विषय के बारे में विभिन्न तथ्यों सहित लेखा-जोखा प्रस्तुत किया जाता है। इस प्रकार प्रतिवेदन का प्रयोजन उन लोगों के कार्य या विषय के बारे में यथा आवश्यक सूचना देना होता है, जो उससे संबंधित होते हैं, जिन्हें तथ्यों की पूरी जानकारी नहीं होती। ‘प्रतिवेदन’ के लिए हिंदी में आख्या, अभ्यावेदन तथा रिपोर्ट शब्द का प्रयोग होता है, परंतु राजभाषा हिंदी में अब ‘प्रतिवेदन’ शब्द को ही मान्यता मिली है। ‘प्रतिवेदन’ शब्द का अर्थ हुआ-सामने से जानना।
प्रश्न 4.
प्रतिवेदन का कहाँ-कहाँ उपयोग होता है?
उत्तर :
विद्यालय, संस्थाओं, कार्यालयों में समय-समय पर कार्यक्रम, समारोह और निरीक्षण आदि होते रहते हैं। इन कार्यक्रमों के पूरा हो जाने पर उसका क्रमबद्ध विवरण तैयार करना जरूरी हो जाता है। इसी क्रमबद्ध विवरण को ‘प्रतिवेदन’ कहते हैं। प्रतिवेदन द्वारा पाठकों को यह पता चल जाता है कि अमुक कार्यक्रम किस प्रकार सम्पन्न हुआ? किन-किन लोगों ने उसमें भाग लिया, किसने क्या-क्या कहा? कार्यक्रम किस हद तक सफल रहा? प्रतिवेदनों के आधार पर भावी कार्यक्रमों को बनाने में सावधानी बरती जाती है।
प्रश्न 5.
एक अच्छे प्रतिवेदन में क्या-क्या विशेषताएँ होती हैं?
उत्तर :
एक अच्छे प्रतिवेदन में निम्नलिखित विशेषताएँ होती हैं –
- तथ्यात्मकता
- विषय निष्ठता
- प्रामाणिकता
- निर्णयात्मकता
- संक्षिप्तता
- स्पष्टता
प्रश्न 6.
प्रतिवेदन लिखने की क्या प्रणाली है ?
उत्तर :
प्रतिवेदन लिखने की एक खास प्रणाली है। इसमें कम से कम शब्दों में सभी प्रमुख घटनाओं का उल्लेख होता है। इसमें तिथि, स्थान और प्रतिभागियों के नामों का उल्लेख किया जाना चाहिए। घटनाओं अथवा विविध प्रस्तुतियों का क्रमवार वर्णन होता है। प्रतिवेदन को या तो उच्च अधिकारी के सम्मुख प्रस्तुत किया जाता है या रिकॉर्ड के रूप में रखा जाता है। इन्हें कभी-कभी समाचारपत्रों में भी प्रकाशनार्थ भेज दिया जाता है।
प्रक्रिया
- लेखक विषय को भली भाँति समझे।
- तथ्यों, सूचनाओं, आँकड़ों को एकत्रित करे।
- एकत्रित सामग्री को विश्लेषित कर वर्गीकृत करे।
- निष्कर्ष या निर्णय के बाद सुझाव दे।
- प्रतिवेदन को टंकित (Type) करा लेना चाहिए।
प्रश्न 7.
विद्यालयों में प्रतिवेदन लिखने के कौन-कौन से अवसर हो सकते हैं?
उत्तर :
विद्यालय में होने वाले विविध कार्यक्रम, समारोह, घटनाओं के निम्नलिखित अवसरों पर प्रतिवेदन-लेखन हो सकता है –
- वार्षिक-उत्सव
- पुस्कार वितरण समारोह
- खेल-प्रतियोगिता
- गणतंत्र दिवस समारोह
- स्वतंत्रता दिवस समारोह
- क्रिकेट मैच
- कवि गोष्ठी
- नाटक प्रस्तुति
- विज्ञान मेले का आयोजन
- वृक्षारोपण
- स्वच्छता अभियान
- पााखा विरोधी रैली
- बेटी बचाओ-बेटी पढ़ाओ रैली
प्रतिवेदन के कुछ नमूने
1. दिल्ली दुग्ध योजना में दूध की सप्लाई बहुत घट गई है। इस संबंध में जाँच अधिकारी का प्रतिवेवन तैयार कीजिए।
दिल्ली दुग्ध योजना संबंधी प्रतिवेवन
इस वर्ष पिछले वर्ष की तुलना में लंबे समय तक अत्यधिक गर्मी रही। मानसून देर से आया तथा अपेक्षा से कम रहा। पड़ोसी राज्यों में वर्षा अपर्याप्त हुई। इसी कारण इन क्षेत्रों में दूध का उत्पादन प्रभावित हुआ। दूध की उपलब्धि अभी तक सामान्य स्थिति तक नहीं पहुँच पाई है।
यद्यपि दुग्ध उत्पादन संयंत्र पूरी क्षमता से चलाया गया किंतु दूध की आवक कम होने से सामान्य आपूर्ति में बाधा आई। अभी भी कुछ दिनों तक स्टैंडर्ड दूध की पूरी आपूर्ति करना संभव न होगा। टोंड दूध की पूरी आपूर्ति सुनिश्चित करने के लिए स्टैंडर्ड दूध की आपूर्ति में 50 प्रतिशत कमी करना जरूरी है। तभी सभी ग्राहकों को दूध उपलब्ध हो पाएगा।
यह व्यवस्था अस्थायी होगी और केवल आगामी एक माह के लिए होगी।
इस संबंध में समाचार-पत्रों में सूचना प्रकाशित करवाई जाए, जिसमें उपभोक्ताओं से सहयोग करने का अनुरोध किया जाए।
नई दिल्ली
(हस्ताक्षर) ……
रामनारायण त्रिपाठी, जाँच अधिकारी
दिनांक: ……..
2. दिल्ली की गंदी बस्तियों के सर्वेक्षण के लिए दिल्ली सरकार ने तीन सदस्यों की एक समिति गठित की। इस समिति का प्रतिवेदन तैयार कीजिए।
राष्ट्रीय राजधानी दिल्ली क्षेत्र
दिल्ली की गंदी बस्तियों के सर्वेक्षण से संबंधित प्रतिवेदन
सर्वेक्षण समिति जाँच करने के उपरांत निम्नलिखित प्रतिवेदन प्रस्तुत करती है-
1. दिल्ली में इस समय कुल 725 गंदी बस्तियाँ हैं। इनमें-
(क) 105 बस्तियाँ दिल्ली नगर निगम के नियम-विनियम के अधीन बीस वर्ष पूर्व निर्मित हुई थी, पर इनका विकास कार्य अधूरा एवं ठप्प है।
(ख) शेष बस्तियाँ झुग्गी झोंपड़ियों के रूप में 520 तथा 100 कच्चे-पक्के मकानों के रूप में हैं। इनमें नागरिक सुविधाओं का घोर संकट है।
2. इन गंदी बस्तियों के अविकसित एवं गंदे रहने के मुख्य कारण इस प्रकार हैं-
(क) सीवर व्यवस्था नहीं है।
(ख) मकानों-झुग्गियों के आस-पास पानी सड़ता रहता है।
(ग) सड़के टूटी-फूटी जर्जर अवस्था में हैं। पिछले दस वर्षों से इनकी मरम्मत तक नहीं की गई है।
(घ) पेय-जल की व्यवस्था नहीं है।
सुझाव –
1. समिति यह अनुभव करती है कि इन बस्तियों को साफ-सुथरा एवं सुविधा-संपन्न बनाने की जिम्मेदारी दिल्ली नगर निगम की है अतः उसे चेतावनी दी जानी चाहिए।
2. दिल्ली सरकार नगर निगम को आवश्यक धन उपलब्ध कराए, ताकि नगर निगम इस कार्य को कर सके।
3. हर छह मास पश्चात् प्रगति की समीक्षा की जाए।
दिनांक : 18 सितंबर, 20……
हस्ताक्षर- हस्ताक्षर- हस्ताक्षर-
अध्यक्ष सचिव सदस्य
3. राष्ट्रीय पब्लिक स्कूल में गणतंत्र दिवस समारोह मनाया गया। इसका प्रतिवेदन प्रस्तुत कीजिए।
गणतंत्र दिवस समारोह
राष्ट्रीय पब्लिक स्कूल, नई दिल्ली
प्रतिवेदन
25 जनवरी, 2020 को गणतंत्र दिवस की पूर्वसंध्या पर राष्ट्रीय पब्लिक स्कूल, नई दिल्ली में गणतंत्र दिवस समारोह धूमधाम से मनाया गया। इस समारोह के मुख्य अतिधि शिक्षा अधिकारी श्री नरेश सिंहल थे। उन्होंने राष्ट्र-ध्वज फहराया। स्कूल के विद्यार्थियों ने राष्ट्र-गान प्रस्तुत किया। प्रधानाचार्य ने सभी अतिथियों का स्वागत किया।
इसके पश्चात् साँस्कृतिक कार्यक्रम प्रस्तुत किया गया। बालिकाओं ने देशभक्ति की भावना से ओत-प्रोत एक नृत्य-नाटिका प्रस्तुत की। सभी दर्शकों ने तालियाँ बजाकर अपनी प्रसन्नता प्रकट की। छात्र-छात्राओं ने मिलकर भांगडा नृत्य में समां बाँध दिया। एकल गीत भी प्रस्तुत किए गए। भगतसिंह के जीवन पर एकांकी-नाटक बहुत ही प्रभावी रहा। इसके पश्चात् मुख्य अतिथि ने पुरस्कार बाँटे। अंत में उन्होंने गणतंत्र दिवस के महत्त्व पर प्रकाश डाला तथा देशभक्ति की शपथ दिलाई।
इस प्रकार पूरा कार्यक्रम स्मरणीय बन गया। अंत में जलपान का आयोजन भी किया गया।
(हस्ताक्षर) ……..
दिनांक: ………..
4. अवाचीन भारती स्कूल, गाजियाबाद में हिंदी दिवस समारोह मनाया गया। इसका प्रतिवेदन तैयार कीजिए।
अर्वाच्चीन भारती स्कूल, गाजियाबाद में
‘हिंदी दिवस समारोह’ (प्रतिवेदन)
स्कूल में 14 सितंबर, 20…. को हिंदी दिवस समारोह का आयोजन किया गया। इस समारोह का उद्देश्य छात्र-छात्राओं में हिंदी प्रयोग के प्रति रुचि जगाना था। इस समारोह में मुख्य अतिथि के रूप में केंद्रीय हिंदी संस्थान के अध्यक्ष श्री रूपलाल मेहता पधारे। इस अवसर पर हिंदी में छपे विभिन्न प्रकार के निमंत्रण-पत्रों की प्रदर्शनी आयोजित की गई। हिंदी में भाषण-प्रतियोगिता का आयोजन किया गया। विषय था-‘ हिंदी का बढ़ता-बदलता स्वरूप’। इस विषय पर तीन विद्यार्थियों तथा दो अध्यापकों ने अपने विचार रखे। स्कूल के प्रधानाचार्य ने हिंदी विषय में सर्वाधिक अंक प्राप्त करने वाले विद्यार्थियों को सम्मानित किया। उन्हें पुरस्कार भी दिए गए। स्कूल में हिंदी को बढ़ावा देने के लिए एक समिति का भी गठन किया गया। अंत में मुख्य अतिथि ने सभी उपस्थित विद्यार्थियों एवं अभिवकों को अपने दैनिक कामकाज में अधिकाधिक हिंदी के प्रयोग पर बल दिया।
अल्पाहार के साथ यह समारोह सफलतापूर्वक संपन्न हुआ।
(हस्ताक्षर) ………
रवि मोहन
दिनांक: ……
5. आपके स्कूल में वार्षिक खेलकूद प्रतियोगिताएँ आयोजित की गई। इसके समापान पर एक प्रतिवेदन तैयार कीजिए। सर्वोंदय बाल विद्यालय, जनकपुरी, नई दिल्ली
वार्षिक खेल कूद प्रतियोगिताओं का आयोजन (प्रतिवेदन)
25 फरवरी, 20…. को सर्वोदय बाल विद्यालय, जनकपुरी, नई दिल्ली की वार्षिक खेल-कूद प्रतियोगिताओं का आयोजन किया गया। इसमें जनकपुरी के दो निकटवर्ती स्कूल भी शामिल हुए।
खेल-मैदान की सफाई एवं सजावट देखते बनती थी। प्रबंध-व्यवस्था को सुचारु बनाने के लिए उपप्रधानाचार्य श्री रामलाल की अध्यक्षता में एक संचालन समिति का गठन किया गया था। उसी ने सभी खेलों की उत्तम व्यवस्था सँभाल रखी थी।
इन खेल-कूद प्रतियोगिताओं में 200, 400, 800 मीटर की दौड़ें, बॉस्केट बॉल, फुटबॉल, कबड्डी तथा हॉकी प्रतियोगिताएँ आयोजित की गई। इनमें लगभग 25 टीमों ने भाग लिया। सभी प्रतियोगिताएँ अपने निर्धारित समय पर पूरी हुई। दर्शकों की संख्या भी पर्याप्त थी। वे खिलाड़ियों का उत्साहवर्धन कर रहे थे।
अंत में विजेता खिलाड़ियों को प्रधानाचार्य ने पुरस्कार बाँटे। इसके बाद खिलाड़ियों को फलों का वितरण किया गया। यह कार्यक्रम बहुत सफल रहा।
(हस्ताक्षर) ………
कृथ्ण मुरारी (खेल सचिव)
दिनांक: ……….
6. साहित्य परिषद, आगरा द्वारा आयोजित काव्य-गोष्ठी का आयोजन किया गया। इसका प्रतिवेदन तैयार कीजिए। साहित्य परिष्,
काव्य-गोष्ठी का आयोजन (प्रतिवेदन)
साहित्य परिषद्, आगरा द्वारा 25 मई, 2019 को रवींद्र रंगशाला में रात्रि 8 बजे से 11 बजे तक काष्य-गोष्ठी का आयोजन किया गया। इस काव्य-गोष्ठी में छह कवियों तथा दो कवयित्रियों ने काव्य-पाठ किया। इस काव्य-गोष्ठी की अध्यक्षता प्रसिद्ध कवि नंद किशोर गर्ग ने की। इस गोष्ठी में 800 श्रोता उपस्थित थे।
सर्वप्रथम मुख्य अतिथि संस्कृति मंत्री श्री मनोज शर्मा ने दीप-प्रज्ज्वलन किया। बच्चों ने सरस्वती-वंदना की। इसके पश्चात् कवि गोष्ठी आरंभ हुई। सर्वप्रथम कवि चक्रेश ने कविता-पाठ किया। नीरजा शर्मा की हास्य कविता ने श्रोताओं को हँसा-हँसा कर लोट-पोट कर दिया। इसके बाद कवि अनजान ने शहीदों के सम्मान में एक कविता सुनाई। पोपुलर मेरठी के शेरों को श्रोताओं की खूब दाद मिली। वंदना सक्सेना का प्रेम-गीत सभी का मनोरंजन कर गया। कविताओं पर खूब तालियाँ बजीं। यह काव्य-गोष्ठी तीन घंटे तक निर्विध्न चलती रही।
अंत में संचालक महोदय के कविता-पाठ से इस गोष्ठी का समापन हुआ।
यह पूरा कार्यक्रम बहुत शानदार रहा।
(हस्ताक्षर) ……
रामलाल वर्म-संयोजक
दिनांक: …..
7. आपकी कॉलोनी में वृक्षारोपण कार्यक्रम सम्पन्न हुआ। इसका एक प्रतिवेयन तैयार कीजिए।
रेजिडेंट्स वेलफेयर एसोसिऐशन, द्वारका, नई दिल्ली में
वृक्षारोपण समारोह (प्रतिवेदन)
25 जुलाई, 20…… को द्वारका की आर डब्ल्यू ए, में वृक्षारोपण कार्यक्रम सफलतापूर्वक सम्पन्न हुआ। इस कार्यक्रम में कॉलोनी के 200 सदस्यों ने भाग लिया। मुख्य अतिथि के रूप में स्थानीय विधायक श्री रूपलाल मेहता उपस्थित थे।
सेंट्रल पार्क में यह कार्यक्रम आयोजित किया गया था। पार्क में 50 स्थानों पर गड्ढे खोदे गए थे। चार-चार लोगों के ग्रुप ने एक-एक पौधा लगाया। इनमें फलदार और छायादार वृक्षों के पौधे भी थे। मुख्य अतिथि ने आम के वृक्ष का पौधारोपण कर कार्यक्रम का शुभारंभ किया। 4-5 मालियों की भी व्यवस्था थी। सभी पौधों पर फव्वारे से पानी का छिड़काव किया गया। इसके पश्चात् मुख्य अतिधि ने पौधों के संरक्षण की जिम्मेदारी भी उपस्थित नागरिकों को सौंपी। इस कार्य के लिए आर.डब्ल्यू.ए. ने एक ‘पौधा संरक्षण समिति’ के गठन की घोषणा भी की।
जलपान के पश्चात् कार्यक्रम का समापन हुआ।
(हस्ताक्षर) …..
विपिन शर्मा – सचिव
दिनांक: …..
8. आपके स्कूल में वार्षिक उत्सव मनाया गया। आप स्कूल की सांस्कृतिक समिति के संयोजक हैं। उत्सव का प्रतिवेदन तैयार कीजिए।
राजकीय प्रतिभा विद्यालय, हरी नगर, नई दिल्ली
वार्षिक-उत्सव (प्रतिवेदन)
राजकीय प्रतिभा विद्यालय, हरी नगर, नई दिल्ली का वार्षिक उत्सव 15 फरवरी, 2020 को अत्यंत समारोह पूर्वक मनाया गया। इस समारोह के मुख्य अतिधि थे-शिक्षा निदेशक श्री बालेश्वरॉय। कार्यक्रम का प्रारंभ सायं 4 बजे से हुआ। प्रधानाचार्य ने शिक्षा निदेशक महोदय का स्वागत मुख्य द्वार पर किया। तत्पश्चात् उन्हें योगाभ्यास के कई कार्यक्रम दिखाए गए। इस अवसर पर 700 विद्यार्थी और उनके अभिभावक उपस्थित थे। 5 से 6 बजे के मध्य पूर्व आयोजित प्रतियोगिताओं के फाइनल राउंड हुए। दर्शकों ने विजेता खिलाड़ियों का उत्साहवर्धन किया। ठीक 6 बजे पंडाल में बने मंच पर साँस्कृतिक कार्यक्रम प्रारंभ हुआ। सबसे पहले सरस्वती वंदना हुई। फिर तो गीतों, गजलों, कव्वाली तथा लोकनृत्यों का सिलसिला दो घंटे तक चलता रहा। सभी श्रोता-दर्शक आनंद विभोर होकर इन कार्यक्रमों का आनंद लेते रहे। अंत में ‘सरदार भगतसिंह’ पर एक लघु नाटिका प्रस्तुत की गई। सारा वातावरण देशभक्तिमय हो गया।
कार्यक्रम के अंत में उपप्रधानाचार्य ने स्कूल की रिपोर्ट पढ़ी। तत्पश्चात् मुख्य अतिथि का संबोधन हुआ। कार्यक्रम का समापन शानदार ढंग से हुआ।
(हस्ताक्षर) ……
रविकांत (संयोजक)
दिनांक: ……..
2. प्रेस विज्ञित (Press Realise)
जब कोई संस्थान, सरकार या व्यक्ति किसी विषय की जानकारी या किसी बैठक के निर्णय को सर्व सामान्य तक पहुँचाना चाहता है, तब वह प्रेस विज्ञात जारी करता है। इसे प्रेस के माध्यम से लोगों तक पहुँचाया जाता है।
प्रेस विज्ञित का एक नमूना :
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति बोर्ड, नई दिल्ली
प्रेस विज्ञित्ति
दिनांक ……..
इस संस्थान से जुड़े कलाकारों के पारिश्रमिक में वृद्धि।
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति बोर्ड की कार्यकारिणी सभा ने निर्णय लिया है कि इस संस्थान द्वारा आयोजित विभिन्न कार्यक्रमों से जुड़े सभी लेखकोंकलाकारों और विशेष;ों के पारिश्रमिक में 1 अप्रैल, 2019 से वृद्धि कर दी जाए। यह वृद्धि 25 प्रतिशत होगी। पिछली बार पारिश्रमिक में वृद्धि 2009 में की गई थी। वर्तमान महँगाई को देखकर यह वृद्धि करना उचित जान पड़ रहा था। इससे कलाकारों को उचित मानदेय प्राप्त होगा। उनके कार्यक्रमों की गुणवत्ता में भी सुधार होगा। (अहमद अंसारी)
3. परिपत्र (Circular)
किसी संस्थान अथवा सरकारी विभाग द्वारा लिए गए महत्त्वपूर्ण निर्णयों को कार्यान्वित कराने के लिए परिपत्र जारी किया जाता है। उस मुद्दे पर होने वाला फैसला भी परिपत्र के रूप में जारी किया जाता है जिसमें निर्णय को कार्यान्वित किए जाने के निर्देश होते हैं।
परिपत्र का एक नमूना :
अखिल भारतीय साहित्य एवं संस्कृति संस्थान महानिदेशालय, नई दिल्ली
पत्रांक : 25/12/प्र. 2019
27 मई, 2019
परिपत्र
विषय : मोबाइल फोन पर होने वाले व्यय के लिए निर्धारित सीमा
महानिदेशालय ने उपर्युक्त विषय पर दिनांक 20 अक्तूबर, 2018 को एक समसंख्यक परिपत्र जारी किया था।
उपर्युक्त परिपत्र द्वारा मोबाइल फोन पर होने वाले व्यय की सीमा एक हजार रुपए प्रति माह निर्धारित की गई थी।
इस बोर्ड की एक आवश्यक बैठक 25 मई, 2019 को सम्पन्न हुई। उसमें इस सीमा पर पुनर्विचार किया गया। तद्नुसार उपर्युक्त परिपत्र में आंशिक संशोधन करते हुए यह निर्णय लिया गया है कि यह व्यय सीमा 1200 रु. प्रति माह होगी। उपर्युक्त परिपत्र के अन्य प्रावधान पूर्ववत् रहेंगे। यह निर्णय तत्काल प्रभाव से लागू होगा। हस्ता……
(नीरज बसोया)
4. कार्यसूची (Agenda)
प्रश्न 1.
कार्यसूची क्या होती है? इसकी आवश्यकता क्या है?
उत्तर :
विभिन्न संस्थाओं और कार्यालयों में किसी विषय या समस्या पर गंभीरतापूर्वक विचार-विनिमय करने और निर्णय पर पहुँचने के लिए अनेक समितियों का गठन किया जाता है। संसद, विधानसभा तथा नगर निगम में इन समितियों का विशेष महत्त्व है। आप कई समितियों के नाम सुनते-पढ़ते रहते हैं: जैसे-‘लोक लेखा समिति’, ‘प्रवर समिति’; ‘नियुक्ति एवं पदोन्नति समिति’ आदि।
इन समितियों के सदस्य निश्चित समय पर एक निश्चित स्थान पर बैठकर विषय के प्रत्येक पक्ष पर चर्चा करते हैं और निर्णय लेते हैं। सरकारी कार्यालयों और मंत्रालयों में विशेषज्ञ समितियाँ, सलाहकार समितियाँ, चयन समितियाँ, विभागीय पदोन्नति समितियाँ होती हैं। इनका गठन अपने-अपने विषयों के लिए होता है। इन समितियों में कई सदस्य होते हैं। इनमें एक अध्यक्ष और एक सचिव होता है। समिति की बैठक का संयोजन प्रायः समिति का सचिव करता है। सचिव को संयोजक भी कहते हैं। बैठक की कार्यवाही होने से पहले अध्यक्ष या सचिव सदस्यों का स्वागत करता है। बैठक प्रारम्भ करने से पूर्व सचिव/संयोजक विचारणीय विषयों का संक्षिप्त परिचय देता है।
समिति की बैठक आयोजित होने से पहले एक कार्यसूची तैयार की जाती है। इस कार्यसूची में विचारणीय विषयों का उल्लेख होता है। यदि आवश्यक हो तो उन पर संक्षिप्त टिप्पणी भी दी जाती है। विचारणीय विषयों को क्रमवार लिखा जाता है। कार्यसूची में उन विषयों को दिया जाता है जो समिति के उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। इससे निम्नलिखित लाभ हैं:
- समिति की बैठक का समय अनावश्यक रूप से नष्ट नहीं होता।
- सदस्य केवल उन्हीं मुद्दों पर विचार-विमर्श करते हैं जो कार्यसूची में दिए गए हैं।
- सदस्यों को विषय से इधर-उधर भटकने का अवकाश नहीं मिलता।
कार्यसूची तैयार हो जाने पर समिति के अध्यक्ष और सचिव का अनुमोदन लिया जाता है। इसके पश्चात् समिति की बैठक की तारीख निर्धारित कर सदस्यों को अग्रिम सूचना देकर उन्हें तारीख, समय और स्थान के बारे में लिखित रूप में बता दिया जाता है तथा कार्यसूची की एक प्रति भी भेज दी जाती है। इससे सदस्य बैठक में भाग लेने से पूर्व संबंधित मुद्दों पर अपेक्षित सामग्री एकत्रित कर अपने को तैयार कर लेते हैं। इससे वे मुद्दों पर सार्थक एवं सटीक चर्चा कर सकते हैं।
प्रश्न 2.
कार्यसूची तैयार करने की प्रक्रिया क्या है?
उत्तर :
कार्यसूची तैयार हो जाने पर समिति के अध्यक्ष और सचिव का अनुमोदन लिया जाता है।
- इसके पश्चात् समिति की बैठक की तारीख का निर्धारण कर सदस्यों को अग्रिम सूचना भेजी जाती है।
- सदस्यों को तारीख, समय और स्थान के बारे में लिखित रूप में बताया जाता है।
- सदस्यों को कार्यसूची की एक प्रति भेजी जाती है। इससे सदस्य संबंधित विषय पर अपेक्षित तैयारी करके आते हैं।
- बैठक में वे कार्यसूची पर सटीक चर्चा करते हैं।
प्रश्न 3.
कार्यसूची की प्रमुख विशेषताओं पर प्रकाश डालिए।
उत्तर :
कार्यसूची की प्रमुख विशेषताएँ निम्नलिखित हैं-
- कार्यसूची के प्रारंभ में सभा के स्वभाव का विवरण होना चाहिए।
- कार्यसूची में उन विषयों/मुद्दों का स्पष्ट उल्लेख होना चाहिए, जिन पर बैठक में चर्चा होनी है।
- कार्यसूची में बैठक/सभा की तिथि, समय, स्थान आदि का उल्लेख होना चाहिए।
- कार्यसूची को संक्षिप्त, किंतु स्पष्ट और सरल भाषा में लिखना चाहिए।
- कार्यसूची निष्पक्ष भाव से लिखी होनी चाहिए।
- आवश्यकता होने पर विचारणीय विषयों पर संक्षिप्त टिप्पणी भी दी जा सकती है।
- विचारणीय विषयों को क्रमवार दिया जाना चाहिए।
- कार्यसूची के अंत में अध्यक्ष या सचिव के हस्ताक्षर होना जरूरी होता है।
प्रश्न 4.
कार्यसूची संबंधी वैधानिक व्यवस्थाएँ क्या हैं?
उत्तर :
वैधानिक व्यवस्थाएँ निम्नलिखित हैं-
- कार्यसूची के प्रत्येक पृष्ठ पर क्रमानुसार पृष्ठांकन (पृष्ठ संख्या) होनी चाहिए।
- विभिन्न समितियों की सभी सभाओं/बैठकों की कार्य सूची अलग-अलग होनी चाहिए।
- कार्यसूची पर अध्यक्ष/सचिव के संक्षिप्त या पूर्ण हस्ताक्षर होने चाहिए।
- कार्यसूची को निश्चित समय से पूर्व सभी सदस्यों को भेजा जाना चाहिए। इसमें तिथि, समय, स्थान का स्पष्ट उल्लेख होना चाहिए।
कार्यसूची के कुछ नमूने –
1. विद्यालय में स्वच्छता की स्थिति पर चर्चा के लिए विद्यालय प्रबंध समिति (S.M.C.) की बैठक होनी है। बैठक के लिए एक कार्यसूची तैयार कीजिए।
जवाहर नवोदय विद्यालय, जाफरपुर, दिल्ली की प्रबंध समिति की बैठक हेतु (कार्यसूची)
बैठक की तिथि : 10 जुलाई, 20….
समय : प्रात: 10 बजे
स्थान : प्रधानाचार्य कक्ष
कार्यसूची:
1. प्रबंध समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. विद्यालय में स्वच्छता की स्थिति पर चर्चा।
4. विशेष कार्यक्रम की रूपरेखा पर विचार।
5. ‘स्वच्छता समिति’ का गठन।
6. साप्ताहिक प्रगति की समीक्षा हेतु ‘स्वच्छता समिति’ से रिपोर्ट लेना।
7. खर्चे के लिए आवश्यक धन की व्यवस्था।
8. जलपान।
9. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
(मंत्री)
विद्यालय प्रबंध समिति (S.M.C.)
जाफरपुर, दिल्ली
2. अपने विद्यालय में ‘विश्व योग दिवस’ पर प्रदर्शनी के लिए कार्यकारिणी समिति की बैठक हेतु कार्य-सूची तैयार कीजिए।
केंद्रीय विद्यालय में ‘विश्वयोग दिवस’ पर प्रदर्शनी हेतु समिति की होने वाली बैठक के लिए (कार्यसूची)
विनांक : 05.06.20….. समय : प्रातः 10.00 बजे स्थान : समूह कक्ष
कार्यसूची : सदस्यों का स्वागत
1. कार्यक्रम की तिथि व समय पर विचार करना।
2. कार्यक्रम की योजना पर विचार करना।
3. आमंत्रित अतिधियों की सूची बनाना व जलपान आदि के खर्च पर विचार।
4. विद्यार्थियों की सहभागिता पर विचार।
5. कार्यक्रम आयोजन में धन-राशि व्यय पर विचार।
6. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर (सचिव)
( )
केंद्रीय विद्यालय, दिल्ली।
3. रेजिडेंद्स वेलफेयर समिति, जनकपुरी, नई दिल्ली की कार्यकारिणी समिति की बैठक हेतु कार्यसूची।
तिधि एवं समय : 10 सितम्बर, 2007 अपराहन 1.30 बजे।
स्थान : सामुदायिक केंद्र।
कार्यसूची-
1. समिति के सदस्यों का स्वागत।
2 पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. वार्षिक आम सभा के कार्यक्रम पर विचार।
4. चुनाव हेतु तिथि एवं कार्यक्रम का निर्धारण।
5. वर्ष भर के कार्यक्रमों का लेखा-जोखा तैयार करना।
6. समिति के आय के स्रोत बढ़ाना।
7. वार्षिक आय-व्यय का विवरण तैयार करना।
8. अन्य विषय अध्यक्ष की अनुमति से।
9. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
( )
सचिव-रेजिडेंट्स वेलफेयर समिति
सी ब्लाक, जनक पुरी, नई दिल्ली।
4. नवोवय विद्यालय, जाफरपुर कलाँ, विल्ली की सांस्कृतिक समिति की होने वाली बैठक के लिए कार्यसूर्ची
बैठक की तिथि एवं समय : 5 अगस्त, 20….. सायं 4 बजे।
स्थान : विद्यालय का गोष्ठी कक्ष।
कार्यसूची-
1. सदस्यों का स्वागत।
2 पिछ्ली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. स्वतंत्रता दिवस कार्यक्रम की तारीख एवं समय पर विचार।
4. कार्यक्रम की कार्य-योजना पर विचार।
5. आर्मंत्रित अतिथियों की सूची बनाना।
6. जलपान/भोजन के आयोजन पर विचार।
7. अध्यक्ष महोदय की अनुमति से अन्य विषय पर चर्चा।
8. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
सचिव – सांस्कृतिक समिति
5. डी.ए.वी. विद्यालय कार्यकारिणी समिति का नए शैक्षिक सत्र प्रारम्भ होने से पूर्व की बैठक हेतु कार्यसूची। बैठक की तिथि एवं समय : 25 मार्च, $20^{\circ} \cdots \cdots$ सायं 3 बजे।
स्थान : विद्यालय में प्रधानाचार्य कक्ष।
कार्यसूची-
1. समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत की संपुष्टि।
3. एक अप्रैल से प्रारम्भ होने वाले नए शिक्षा सत्र हेतु शिक्षण-शुल्क में $10 \%$ बढ़ोत्तरी का प्रस्ताव।
4. शारीरिक शिक्षक श्री राजसिंह का त्यागपत्र।
5. नए शारीरिक शिक्षक हेतु चयन प्रक्रिया का निर्धारण।
6. नए वर्ष हेतु तैयार बजट पर चर्चा एवं अनुमोदन।
7. अध्यक्ष महोदय की अनुमति से अन्य विषय पर चर्चा।
8. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
( )
प्रबंधक-विद्यालय कार्यकारिणी समिति
6. सर्वोंवय विद्यालय जनकपुरी, नई विल्ली की सांस्कृतिक समिति की बैठक के लिए कार्यसूची।
बैठक की तिथि एवं समय : 25 अक्टूबर, 20 …. अपराहन 2.30 बजे।
स्थान : विद्यालय का सभाकक्ष
कार्यसूची :
1. समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. बाल दिवस कार्यक्रम के आयोजन की तारीख, समय एवं स्थान पर विचार।
4. कार्यक्रम की रूपरेखा।
5. मुख्य अतिधि बुलाने पर विचार।
6. अन्य आमंत्रित अतिथियों के नामों पर विचार।
7. पुरस्कार देने पर विचार।
8. जलपान की व्यवस्था पर चर्चा।
9. अध्यक्ष महोदय की अनुमति से किसी अन्य विषय पर चर्चा।
10. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
( )
सचिव, सांस्कृतिक समिति
सर्वोदय विद्यालय, जनक पुरी, नई दिल्ली।
7.नवयुग अपार्टमेंट रेजिडेंद्स वेलफेयर समिति, विकासपुरी, नई विल्ली की कार्यकारिणी समिति की आवश्यक बैठक हेतु कार्यसूची।
बैठक की तिधि एवं समय : 10 जनवरी, 20… सायं 6.30 बजे।
स्थान : समिति का कार्यालय।
कार्यसूची
1. समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. वार्षिक आम सभा के आयोजन पर चर्चा।
4. चुनाव हेतु तिथि का निर्धारण।
5. चुनाव का पूरा कार्यक्रम तय करना
6. चुनाव अधिकारी की नियुक्ति पर विचार।
7. वर्ष भर किए गए कायों का लेखा-जोखा तैयार करना।
8. वार्षिक आय-व्यय का विवरण तैयार करना।
9. अध्यक्ष की अनुमति से अन्य विषयों पर विचार।
10. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
( )
सचिव-रेजिडेंट्स वेलफेयर समिति
विकासपुरी, नई दिल्ली।
8. जीवन पब्लिक स्कूल, रमेश नगर, नई दिल्ली की कार्यकारिणी समिति की बैठक हेतु कार्यसूची।
बैठक की तिथि एवं समय : 12 नवम्बर, 20 …. सायं 4.30 बजे।
स्थान : प्रधानाचार्य कक्ष में
कार्यसूची :
1. समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. स्कूल में हॉल बनाने की योजना पर चर्चा।
4. विज्ञान एवं गणित अध्यापकों की नियुक्ति।
5. नियुक्ति हेतु विज्ञापन देने पर विचार।
6. स्कूल के खेल संबंधी उपलब्धियों पर चर्चा।
7. अध्यक्ष महोदय की अनुमति से अन्य विषयों पर चर्चा।
8. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
( )
अध्यक्ष-विद्यालय प्रबंध समिति
रमेश नगर, नई दिल्ली।
9. नवकेतन भवन निर्माण समिति, द्वारका, नई विल्ली की बैठक हेतु कार्यसूची।
बैठक की तिथि एवं समय : 10 अक्टूबर, 20…. प्रात: 11.30 बजे।
स्थान : समिति का कार्यालय
कार्यसूची-
1. भवन निर्माण समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. अब तक हुए भवन-निर्माण कार्य की प्रगति पर विचार।
4. नवकेतन सोसायटी के सदस्यों से बकाया राशि की वसूली पर चर्चा।
5. मैदान में घास लगाने की प्रक्रिया पर चर्चा।
6. सोसायटी द्वारा बनाए जा रहे फ्लैटों में विद्युत-कार्यों के लिए टेंडर देना।
7. अध्यक्ष महोदय की अनुमति से अन्य विषयों पर चर्चा।
8. धन्यवाद ज्ञापन।
हस्ताक्षर
( )
सचिव – नवकेतन भवन निर्माण समिति
द्वारका, नई दिल्ली।
10. महेश क्लब, रमेश नगर, नई दिल्ली की कार्यकारिणी समिति की वार्षिक बैठक हेतु कार्यसूची।
बैठक की तिधि एवं समय : 15 नवम्बर, 20…. रात्रि 8.30 बजे।
स्थान : सामुदायिक केंद्र, ए-2, रमेश नगर, नई दिल्ली
कार्यसूची-
1. समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. गणतंत्र दिवस समारोह की रूपरेखा पर विचार।
4. दौड़ एवं जुलूस निकालने पर चर्चा।
5. विभिन्न आयोजन समितियों का गठन एवं उनके कार्यों हेतु दिशा-निर्देश तैयार करना।
6. जलपान की व्यवस्था पर विचार।
7. खर्च हेतु आय के स्रोतों पर विचार।
8. अध्यक्ष की अनुमति से अन्य विषयों पर विचार।
9. धन्यवाद ज्ञापन।
(हस्ताक्षर)
सचिव – महेश क्लब, रमेश नगर, नई दिल्ली।
11. राजकीय प्रतिभा विद्यालय, हरिनगर, नई विल्ली की कल्याण समिति की बैठक हेतु कार्यसूची।
बैठक की तिथि एवं समय : 10 जनवरी, 20…. प्रात: 10.30 बजे।
स्थान : प्राचार्य-कक्ष
कार्यसूची:
1. विद्यालय कल्याण समिति के सदस्यों का स्वागत।
2. पिछली बैठक के कार्यवृत्त की संपुष्टि।
3. विद्यालय के वार्षिकोत्सव के आयोजन पर विचार।
4. वार्षिकोत्सव की तिथि एवं समय का निर्धारण।
5. वार्षिकोत्सव में दर्शाई जाने वाली गतिविधियों एवं कार्यक्रम पर विचार।
6. वार्षिकोत्सव समारोह समिति का गठन।
7. खर्चों के लिए आवश्यक धनराशि की स्वीकृति।
8. मुख्य अतिधि का निर्धारण।
9. अन्य आमत्रित अतिथियों की सूची पर विचार।
10. अध्यक्ष महोदय की अनुमति से अन्य विषयों पर विचार।
11. धन्यवाद ज्ञापन।
(हस्ताक्षर)
( )
अध्यक्ष, विद्यालय कल्याण समिति
हरिनगर, नई दिल्ली।
5. कार्यवृत्त (Minutes of Meeting)
प्रश्न 1.
कार्यवृत्त से आप क्या समझते हैं?
उत्तर :
किसी भी बैठक की समाप्ति पर समिति का सचिव या संयोजक कार्रवाई के कार्यो/निणयों का जो प्रारूप तैयार करता है, उसे कार्यवृत्त कछते हैं। बैठक में जितने भी निर्णय लिए जाते हैं या प्रस्ताव पारित किए जाते हैं, उन सबका विवरण इस कार्यवृत्त में दिया जाता है। इसमें समिति के सदस्यों के विचार-विमर्श तथा लिए गए विभिन्न निर्णयों का उल्लेख किया जाता है।
प्रश्न 2.
कार्यवृत्त तैयार करने की प्रक्रिया क्या है?
उत्तर :
बैठक में जो प्रस्ताव पारित किए जाते हैं अथवा जो निर्णय लिए जाते हैं, उन सभी का विवरण कार्यवृत्त में दिया जाता है।
- प्रस्तावकों/अनुमोदकों के नामों का भी उसमें उल्लेख होना चाहिए।
- कार्यवृत्त तैयार करने के बाद उसके प्रत्येक पृष्ठ पर अध्यक्ष के संक्षिप्त हस्ताक्षर (Initial) तथा अंतिम पृष्ठ पर पूर्ण हस्ताक्षर (तिथि सहित) होने चाहिएँ।
- यदि अगली बैठक की संभावना न हो तो इसकी एक-एक प्रति सदस्यों को भेजी जानी चाहिए।
- प्रत्येक पृष्ठ पर पृष्ठ संख्या अंकित करें।
- कार्यवृत के अंत में अध्यक्ष और सचिव दोनों के हस्ताक्षर होने चाहिए।
- कार्यवृत्त बैठक होने के 30 दिन के अंदर लिख लिया जाना चाहिए।
कार्यवृत्त के कुछ नमूने
1. विद्यालय में ‘खेल विवस’ के आयोजन हेतु खेलकूद समिति की बैठक हुई है। बैठक की कार्यवाही विवरण देते हुए एक कार्यवृत तैयार कीजिए।
केंद्रीय विद्यालय, गोल मार्किट, नई दिल्ली में खेल दिवस आयोजन समिति की बैठक का कार्यवृत्त-
विद्यालय के सभाकक्ष में आयोजित 20 सितम्बर, 20….. को सायं 3 बजे खेलकूद प्रतियोगिता के आयोजन से संबंधित एक बैठक सम्पन्न हुई। इसमें निम्नलिखित सदस्यों ने भाग लिया:
1. श्री रामराज शर्मा (अध्यक्ष)
2. श्रीमती कविता गोयल (प्रधानाचार्या)
3. श्री नवीन मोहन (सचिव)
4. श्री के. एल. दत्त (शारीरिक शिक्षक)
5. श्रीमती बीना वर्मा (सदस्य)
6. श्री राज किशोर (सदस्य)
7. श्री आर के. वर्मा (सदस्य)
8. कु. सरिता बंसल (शिक्षक-सदस्य)
बैठक प्रारंभ होने से पूर्व सचिव ने सभी सदस्यों का स्वागत किया।
इसके पश्चात् 10 जुलाई, 20….. को सम्पन्न हुई पिछली बैठक का कार्यवृत्त प्रस्तुत किया गया। सदस्यों ने सर्वसम्मति से इस कार्यवृत्त की संपुष्टि की।
इसके पश्चात् सचिव द्वारा बैठक में बताया गया कि विद्यालय का वार्षिक खेलकूद प्रतियोगिता का आयोजन प्रस्तावित है। इस प्रस्ताव का समर्थन सभी सदस्यों ने किया।
अध्यक्ष महोदय के सुझाव पर 15 नवम्बर, 20…. को खेलकूद प्रतियोगिता आयोजित करने के प्रस्ताव का सभी सदस्यों ने अनुमोदन किया। अतः 15 नवम्बर, 20…. को ही प्रतियोगिता आयोजित करने का निर्णय हुआ।
काफी विचार-विमर्श के उपरांत प्रतियोगिता के सफल आयोजन हेतु निम्नलिखित समितियों के गठन का प्रस्ताव सर्वसम्मति से स्वीकृत हुआ –
1. विभिन्न खेलों के लिए चयन समिति
– इंचार्ज – श्री के.एल. दत्त (शारीरिक शिक्षक-सदस्य)
– सदस्य – श्री राज किशोर
2. निर्णायक मंडल समिति
– श्रीमती कविता गोयल (प्रधानाचार्य)
– श्री रामराज शर्मा (अध्यक्ष)
3. पुरस्कार समिति
– इंचार्ज – श्री नवीन मोहन (सचिव)
– सदस्य – श्रीमती वीना वर्मा
4. जलपान समिति
– इंचार्ज – कु. सरिता बंसल
– सदस्य – श्रीमती वीना वर्मा
उपर्युक्त सभी समितियाँ अपने से संबंधित गतिविधियों के सफल संचालन हेतु साप्ताहिक बैठक करेंगी। सचिव पूरे कार्यक्रम की रिपोर्ट तैयार करेंगे।
बैठक के अंत में धन्यवाद ज्ञापित किया गया।
(हस्ताक्षर)
( )
अध्यक्ष
(हस्ताक्षर)
( )
सचिव
2. विद्यालय की सांस्कृतिक समिति की बैठक 4 अक्दूबर, 20…. को संपन्न हुई थी। उसमें जिन विषयों पर चर्चा हुई और जो निर्णय लिए गए, उसका कार्यवृत्त तैयार कीजिए।
केंद्रीय विद्यालय, रंगपुरी, नई दिल्ली की सांस्कृतिक समिति की बैठक का कार्यवृत्त:
विद्यालय की सांस्कृतिक समिति की आवश्यक बैठक 4 अक्टूबर, 20…. को संपन्न हुई। इसमें निम्नलिखित सदस्यों ने भाग लिया –
1. श्री बलवीर सिंह (अध्यक्ष)
2. श्री एम.एस. हूडा (सदस्य)
3. श्री रामलाल (विद्यालय प्रबंधक)
4. श्रीमती कुसुम (प्रधानाचार्या)
5. श्री मनमोहन सिंह (सांस्कृतिक कार्यक्रम संयोजक)
6. श्रीमती नीलम (सचिव)
बैठक प्रारंभ होने से पूर्व सचिव ने सभी सदस्यों का स्वागत किया।
इसके पश्चात् 15 जुलाई, 20…. को सम्पन्न हुई पिछली बैठक का कार्यवृत्त प्रस्तुत किया गया। सदस्यों ने सर्वसम्मति से इस कार्यवृत्त की संपुष्टि की।
इसके बाद सचिव महोदय ने बताया कि अगले मास विद्यालय का वार्षिक दिवस कार्यक्रम आयोजित होना है। इस अवसर पर सांस्कृतिक कार्यक्रम की प्रस्तुति होनी है। काफी चर्चा के बाद सांस्कृतिक कार्यक्रम एवं वार्षिक दिवस समारोह के लिए 20 नवम्बर, 2018 की तिथि निर्धारित की गई।
सांस्कृतिक कार्यक्रम की रूपरेखा पर चर्चा करते हुए सदस्यों ने निम्नलिखित कार्यक्रमों का आयोजन करने के सुझाव दिए-
1. सरस्वती वंदना।
2. वार्षिक रिपोर्ट की प्रस्तुति।
3. मुख्य अतिथि का स्वागत-सम्मान।
4. समूह-गान।
5. कव्वाली।
6. फैंसी ड्रेस शो।
7. नाटक।
8. एकलगान।
9. भाषण।
10. अध्यक्षीय भाषण।
कार्यक्रम संचालन पर होने वाले व्यय के बारे में प्रधानाचर्या ने बताया कि बजट में 25 हजार रुपयों का प्रावधान कर दिया गया है। इससे अधिक व्यय होने की स्थिति में ‘अभिभावक-शिक्षक संघ’ ने दस हजार रुपये तक देने का प्रस्ताव किया है।
इस कार्यक्रम में स्कूल के ही अधिकाधिक विद्यार्थियों को शामिल करने का सुझाव दिया गया।
मुख्य अतिधि के रूप में किसी राजनेता को न बुलाकर किसी प्रख्यात समाजसेवी अथवा साहित्यकार को आमंत्रित करने का सुझाव अधिकांश सदस्यों ने दिया। इसे सर्वसम्मति से स्वीकृत कर लिया गया।
अंत में, अध्यक्ष महोदय ने सभी सदस्यों के प्रति आभार व्यक्त किया।
हस्ताक्षर
( )
अध्यक्ष
(हस्ताक्षर)
( )
सचिव
3. रेजिडेंद्स वेलफेयर एसोसिएशन की कार्यकारिणी की बैठक का कार्यवृत्त।
आज दिनांक 5 नवम्बर, 20…. को ‘इंद्रपुरी रेजीडेंट्स वेलफेयर एसोसिएशन’ की कार्यकारिणी की बैठक अपराह्न 4 बजे सामुदायिक भवन में आयोजित की गई। इसमें निम्नलिखित सदस्यों ने भाग लिया-
1. श्री रामलाल शर्मा (अध्यक्ष)
2. श्री मनमोहन सिंह (उपाध्यक्ष)
3. श्री सुब्रतो मुखर्जी (सचिव)
4. श्रीमती अंजुमन बानो (सदस्य)
5. कु. वर्षा सहाय (सदस्य)
6. श्री उमाकांत मालवीय (सदस्य)
7. श्री अंबा प्रसाद (कोषाध्यक्ष)
सबसे पहले सचिव ने सभी सदस्यों का स्वागत किया और गत मास 3 अक्टूबर, 2018 को हुई बैठक का कार्यवृत्त प्रस्तुत किया। इसे सर्वसम्मति से स्वीकार कर लिया गया।
इस बैठक में नवम्बर मास में वार्षिक चुनाव करवाने का निर्णय लिया गया। इसके लिए नवम्बर का तीसरा सप्ताह उपयुक्त माना गया। निम्नलिखित कार्यक्रम पर सहमति बनी:
1. अध्यक्ष, उपाध्यक्ष, सचिव, कोषाध्यक्ष तथा 5 सदस्यों के चुनाव हेतु नामांकन पत्र जमा करने की तिथि। : 10 नवम्बर, 20…….
2. नाम वापस लेने की अंतिम तिथि : 15 नवम्बर, 20…….
3. चुनाव की तिधि एवं समय 20 नवम्बर प्रात 10.00 बजे से 12 बजे के मध्य (यदि आवश्यक हो)
4. चुनाव-परिणाम की घोषणा : 20 नवम्बर, 20 …. को 12.30 बजे
5. चुनाव अधिकारी : श्री रजनीकांत वर्मा
यह भी तय किया गया कि चुनाव से पूर्व सभी निवासियों को गत वर्ष की आय-व्यय का विवरण लिखित रूप में भिजवा दिया जाए तथा उनसे सुझाव आमंत्रित किए जाएँ।
नए पदाधिकारियों को उसी दिन सायं 5 बजे तब चार्ज सौंप दिया जाए। सायंकाल 5 बजे नई कार्यकारिणी की बैठक की जाए। वर्तमान कार्यकारिणी के सदस्यों के आभार प्रदर्शन के साथ बैठक संपन्न हुई।
हस्ताक्षर
( )
अध्यक्ष
हस्ताक्षर
( )
सचिव
4. रेजिडेंट्स वेलफेयर एसोसिएशन, सी-ब्लॉक, विकासपुरी, नई दिल्ली की बैठक 25 फरवरी, 20…. को सम्पन्न हुई। इसमें वार्षिक चुनाव कराने पर चर्चा हुई। इसका कार्यवृत्त तैयार कीजिए।
रेजिडेंट्स वेलफेयर एसोसिएशन, सी-ब्लॉक, जनकपुरी, नई दिल्ली की कार्यकारिणी की एक आवश्यक बैठक 25 फरवरी, 20…. को क्षेत्र के सेंट्रल पार्क में सम्पन्न हुई। इसमें निम्नलिखित सदस्यों ने भाग लिया-
1. श्री कृष्ण कुमार सक्सेना (अध्यक्ष)
2. श्रीमती वीणा वर्मा (उपाध्यक्ष)
3. श्री कमल शर्मा (सचिव)
4. कु. नीलिमा गर्ग (उपसचिव)
5. श्री चंद्रेखे (कोषाध्यक्ष)
6. श्रीमती कुसुम (सदस्य)
7. श्री गोविंद वर्मा (सदस्य)
8. श्री पुनीत शर्मा (सदस्य)
9. श्री रामनाथ (सदस्य)
10. श्रीमती पूनम कधूरिया (सां. सचिव)
बैठक प्रारंभ होने से पूर्व सचिव ने सभी सदस्यों का स्वागत किया।
इसके पश्चात् कार्यकारिणी की पिछली बैठक जो 15 नवंबर, 20…. को हुई थी, का कार्यवृत्त प्रस्तुत किया गया। इसे सर्वसम्मति से पारित किया गया।
इसके पश्चात् सचिव द्वारा बताया गया कि वर्तमान एसोसिएशन का कार्यकाल मार्च, 20…. में समाप्त हो रहा है। अत: वार्षिक चुनाव का कार्यक्रम प्रस्तावित है। सदस्यों ने इस पर विचार-विमर्श किया। तदुपरांत सर्वसम्मति से ये निर्णय लिए गए-
– 25 मार्च, 20…. को चुनाव कराए जाएँ।
– कार्यकारिणी के छह पदाधिकारियों के चुनाव हेतु सूचना कम से कम 20 दिन पूर्व लिखित रूप में सभी सदस्यों को दे दी जाए।
– चुनाव अधिकारी के रूप में कार्य करने के लिए श्री छत्रपाल सिंह का नाम श्रीमती कुसुम ने प्रस्तावित किया तथा सभी सदस्यों ने इसका अनुमोदन किया।
– चुनाव अधिकारी को चुनाव का विस्तृत कार्यक्रम तैयार कर अधिसूचित करने का पूर्ण दायित्व सर्वसम्मति से दिया गया। चुनाव संबंधी व्यवस्थाओं के सुचारू संचालन हेतु निम्नलिखित समिति का गठन किया गया-
1. श्री छत्रपाल सिंह (चुनाव अधिकारी)
2. श्री गोविंद वर्मा
3. श्रीमती पूनम कथूरिया
4. श्री पुनीत शर्मा
उपर्युक्त समिति आपस में तालमेल बनाकर निर्धारित तिथि को चुनाव सम्पन्न करने, मतदाता सूची तैयार करने तथा परिणाम घोषित करने में मदद करेगी। बैठक के अंत में धन्यवाद ज्ञापित किया गया।
हस्ताक्षर
( )
प्रधान
हस्ताक्षर
( )
सचिव
5. नवोदय विद्यालय, छावला, नई विल्ली की प्रबंध समिति की बैठक 25 जुलाई, 20…. को सम्पन्न हुई। इसका कार्यवृत्त तैयार कीजिए।
नवोदय विद्यालय, छावला, नई दिल्ली की 25 जुलाई, 20… को सम्पन्न हुई बैठक का कार्यवृत्त।
विद्यालय के केन्द्रीय कक्ष में 25 जुलाई, 20…. को प्रबंध समिति की बैठक सम्पन्न हुई। इसमें निम्नलिखित सदस्य उपस्थित थे-
1. श्रीमती गुणवंती रानी (अध्यक्ष-प्रधानाचार्या)
2. श्री ब्रह्मकिशोर (सचिव)
3. श्री नवीन सक्सेना (शिक्षक-सदस्य)
4. कु. नीलिमा वर्मा (अभिभावक-सदस्य)
5. श्री कृष्ण कोहली (कोषाध्यक्ष)
6. श्रीमती निर्मला देवी (सदस्य)
7. श्रीमती रणजीत सिंह (सदस्य)
8. श्रीमती निर्भया कौर (सदस्य)
बैठक प्रारंभ होने से पूर्व सचिव ने सभी सदस्यों का स्वागत किया।
इसके पश्चात् 10 मई, 20… को सम्पन्न हुई बैठक का कार्यवृत प्रस्तुत किया गया। सर्वसम्मति से इसकी संपुष्टि की गई। इसके पश्चात् अध्यक्ष द्वारा गणित अध्यापक श्री कमल वर्मा तथा विज्ञान अध्यापिका कु. नीलम शर्मा के परीक्षा-परिणामों पर चिता प्रकट की गई। सभी सदस्यों ने इसे गंभीरता से लिया। दोनों शिक्षकों को चेतावनी देने का निर्णय सर्वसम्मति से लिया गया।
स्कूल के खेल-मैदान की दशा सुधारने का प्रस्ताव श्री नवीन सक्सेना ने रखा। इसका समर्थन श्रीमती निर्मला देवी ने किया। प्रबंध समिति ने इसके लिए एक समिति गठित करने का निर्णय लिया। इसके सदस्य निम्नलिखित को बनाया गया-
संयोजक- 1. श्रीमती गुणवंती रानी (प्रधानाचार्या)
2. श्री विनय कटारिया (खेल शिक्षक)
3. श्री कृष्ण कोहली (कोषाध्यक्ष)
उपर्युक्त समिति एक माह के अंदर स्कूल के खेल-कूद मैदान की दशा सुधारने की रूपरेखा तैयार कर उसे क्रियान्वित करेगी। कोषाध्यक्ष आवश्यक धनराशि उपलब्ध कराने का दायित्व निभाएँगे।
विद्यालय के शैक्िक स्तर को उन्नत बनाने पर भी विचार किया गया। इसका पूरा उत्तरदायित्व प्रधानाचार्या को सौंपा गया। उन्हें आवश्यक निर्णय लेने और क्रियान्वित करने का अधिकार दिया गया।
सचिव द्वारा धन्यवाद ज्ञापित करने के उपरांत बैठक समाप्त हुई।
हस्ताक्षर
( )
सचिव
हस्ताक्षर
( )
अध्यक्ष
6. साहित्य कला परिषव्, मथुरा की कार्यकारिणी समिति की बैठक 20 जनवरी, 20…. को सम्पन्न हुई। बैठक का कार्यवृत्त लिखिए।
साहित्य कला परिषद्, मधुरा की कार्यकारिणी समिति की एक आवश्यक बैठक 20 जनवरी 20…. को परिषद् कार्यालय में सम्पन्न हुई। इसमें परिषद् के निम्नलिखित सदस्यों ने भाग लिया-
1. श्री गणेश सक्सेना (चेयरमैन)
2. श्रीमती रंजना वर्मा (सचिव)
3. कु. चारू बंसल (सदस्य)
4. श्री निर्मल सिंह (सदस्य)
5. श्रीमती रमा सिंह (उपाध्यक्ष)
6. श्री निहाल सिंह (सदस्य)
7. कु. वीणा गुप्ता (कला-संयोजक)
8. श्रीमती सरोज शुक्ला (नृत्य-संयोजक)
बैठक प्रारंभ होने पर सचिव ने सभी सदस्यों का स्वागत किया।
इसके पश्चात् 15 नवंबर, 20…. को सम्पन्न हुई बैठक का कार्यवृत्त प्रस्तुत किया गया। सर्वसम्मति से इस कार्यवृत्त की संपुष्टि की गई।
इसके पश्चात् मार्च मास में आयोजित किए जाने वाले नृत्य-संगीत कार्यक्रम पर विचार-विमर्श किया गया। चेयरमैन ने इस वार्षिक कार्यक्रम को दिल्ली के तालकटोरा स्टेडियम में आयोजित करने का प्रस्ताव रखा। इसका समर्थन सुश्री वीणा गुप्ता और श्रीमती सरोज शुक्ला ने किया।
इसके पश्चात् यह निर्णय लिया गया कि इस कार्यक्रम को दो दिन 22-23 मार्च, 20…. को आयोजित किया जाए।
– 22 मार्च को संगीत का कार्यक्रम होना निश्चित हुआ।
– 23 मार्च को नृत्य का कार्यक्रम होना निश्चित हुआ।
कार्यक्रम के सफल संचालन के लिए दो समितियों के गठन का निर्णय हुआ। वे इस प्रकार होंगी-
1. संगीत समिति
– संयोजक – कु. वीणा गुप्ता
– सदस्य – कु. चारू बंसल
– श्री निहाल सिंढ
2. नृत्य समिति
– संयोजक – श्रीमती सरोज शुक्ला
– सदस्य – श्रीमती रंजना वर्मा
– श्री निर्मल सिंह
उपर्युक्त दोनों समितियों को एक-एक विशेषज्ञ की सेवा लेने का भी अधिकार दिया गया। संर्बंधित कलाकारों के चयन एवं उनसे सम्पर्क करने का उत्तरदायित्व भी इन्हीं समितियों को होगा। इसके लिए वे साप्ताहिक बैठक का आयोजन करेंगी।
अंत में सचिव द्वारा धन्यवाद ज्ञापित किया गया। तत्पश्चात् बैठक समाप्त हुई।
हस्ताक्षर
( )
सचिव
हस्ताक्षर
( )
चेयरमैन
7. केंद्रीय विद्यालय, पानीपत, हरियाणा की सांस्कृतिक समिति की बैठक का कार्यवृच्च तैयार कीजिए।
केंद्रीय विद्यालय, पानीपत (हरियाणा) की सांस्कृतिंक समिति की एक आवश्यक बैठक 14 अक्तूबर, 20… को विद्यालय के सभा कक्ष में सम्पन्न हुई। इसमें निम्नलिखित सदस्यों ने भांग लिया-
1. श्री संजय कुमार बंसल (अध्यक्ष)
2. श्री नवल कुमार (सचिव)
3. श्रीमती अर्चना (प्रधानाचार्या)
4. श्रीमती पूर्णिमा (सदस्य)
5. कु. नीलिमा (सदस्य)
6. श्री रमन तिवारी (कार्यक्रम संयोजक)
7. श्री श्यामलाल वर्मा (विद्यालय प्रबंधक)
बैठक प्रारंभ होने से पूर्व सचिव द्वारा 16 अगस्त, 20…. को सम्पन्न हुई बैठक का कार्यवृत्त प्रस्तुत किया गया। इसे सर्वसम्मति से स्वीकार कर लिया गया।
इसके पश्चात् प्रधानाचार्या ने जनवरी, 20…. में मनाए जाने वाले ‘सांस्कृतिक संध्या’ कार्यक्रम का प्रस्ताव रखा। इसका अनुमोदन श्री संजीव कुमार एवं श्री रामलाल वर्मा ने किया। अब इसके आयोजन के विभिन्न पहलुओं पर विचार-विमर्श प्रारंभ हुआ।
सर्वसम्मति से निर्णय किया गया कि 20 जनवरी, 20…. को सायंकाल 4 बजे से रात्रि 8 बजे तक यह कार्यक्रम आयोजित किया जाएगा।
इस कार्यक्रम में निम्नलिखित प्रस्तुतियों की स्वीकृति दी गई –
- सरस्वती वंदना
- एक देशभक्तिपूर्ण लघु नाटक
- दो समूह गान
- चार एकल गीत
- एक कब्वाली
- पर्यावरण और स्वच्छता पर दो भाषण
- फैंसी ड्रेस शो
यह भी निर्णय लिया गया कि उपशिक्षा निदेशक को इसक कार्यक्रम पर मुख्य अतिथि के रूप में आमंत्रित किया जाएगा। शिक्षा विभाग के अन्य अधिकारियों तथा सभी अभिभावकों को भी निमंत्रित किया जाएगा।
‘कार्यक्रम संचालन समिति’ का गठन किया जाएगा, जो पूरे कार्यक्रम पर अपनी नंज़र रखेगी। इसके निम्नलिखित सदस्य होंगे –
1. श्रीमती अर्चना (प्रधानाचार्या) – संयोजक
2. श्री रमन तिवारी – सहसंयोजक
3. श्री श्यामलाल वर्मा – सदस्य
4. श्रीमती अर्चना – सदस्य
सचिव को पूरे कार्यक्रम की रिपोर्ट तैयार करने का दायित्व सौंपा गया।
धन्यवाद ज्ञापन के पश्चात् बैठक समाप्त हुई।
हस्ताक्षर
( )
अध्यक्ष
हस्ताक्षर
( )
सचिव